De ondertekende sollicitatieoverzicht is het PDF-document dat door het inschrijvingsplatform (Cyclades, Agirhe of een ander openbaar portaal) wordt gegenereerd zodra alle informatie van het dossier is gevalideerd. Het vat de burgerlijke staat, de gekozen examens, het examencentrum en de ingediende documenten samen. De handtekening, handgeschreven of elektronisch, bepaalt de ontvankelijkheid van het dossier: zonder deze wordt de inschrijving door de administratie als incompleet beschouwd en afgewezen voordat er inhoudelijk onderzoek plaatsvindt.
Genereer het overzicht opnieuw na elke wijziging van het dossier
De meeste kandidaten beschrijven de procedure om het document voor de eerste keer te genereren en te ondertekenen. Ze zwijgen echter over een mechanisme dat een aanzienlijk deel van de afwijzingen veroorzaakt: elke wijziging vereist een nieuw overzicht.
Lees ook : Alles wat u moet weten over het nut en de werking van een sitemap voor uw website
Wanneer een kandidaat een keuze voor een examen wijzigt, een fout in de burgerlijke staat corrigeert of zijn examencentrum aanpast, maakt het platform het eerder ondertekende overzicht ongeldig. De al geüploade PDF komt niet meer overeen met de gegevens van het dossier. De administratie vergelijkt systematisch de inhoud van het overzicht met de geregistreerde informatie in de database: als de twee verschillen, wordt het dossier als onontvankelijk verklaard.
De procedure die na elke correctie moet worden gevolgd, is strikt. Er moet een nieuwe PDF worden gegenereerd vanaf het platform, deze moet opnieuw worden ondertekend (handgeschreven of elektronisch, afhankelijk van de wedstrijd), en vervolgens moet deze worden geüpload ter vervanging van het oude bestand. Sommige platforms archiveren automatisch eerdere versies, andere overschrijven ze. In beide gevallen is alleen de laatste ondertekende versie geldig.
Zie ook : Hoe een dringende verkoop van een huis in de Aude te realiseren na een scheiding?
Om dit mechanisme en de praktische implicaties goed te begrijpen, kunt u het ondertekende overzicht van uw sollicitatie op Career Trotter raadplegen, dat de stappen voor inschrijvingen voor CAP en online wedstrijden gedetailleerd beschrijft.
Elektronische of handgeschreven gescande handtekening: twee verschillende ontvankelijkheidsregimes
Op verschillende recente openbare platforms wordt online validatie (één klik op een knop zoals “Ik bevestig de juistheid van de informatie”) nu beschouwd als handtekening voor de ontvankelijkheid. Het systeem genereert nog steeds een downloadbaar PDF-overzicht, maar de handtekening verschijnt in de vorm van een digitale tijdstempel, niet als een handgeschreven paraaf.
Dit regime coëxisteert met het oude model, dat nog steeds de meerderheid is op Cyclades en Agirhe, dat een afgedrukt document vereist, met de hand ondertekend, gescand en vervolgens als PDF geüpload. Beide benaderingen hebben niet dezelfde technische vereisten.
Vereisten voor de gescande handgeschreven handtekening
- Het bestand moet in PDF-formaat zijn (JPEG of PNG worden door de meeste portalen afgewezen). Een scan vanaf een mobiele applicatie produceert soms een afbeeldingsbestand dat moet worden geconverteerd voordat het kan worden ingediend.
- De bestandsgrootte is vaak beperkt (de limieten variëren per academie). Een scan in hoge resolutie overschrijdt gemakkelijk de toegestane drempel: de resolutie verlagen naar 150 of 200 dpi is voldoende voor leesbaarheid en blijft binnen de limiet.
- De handtekening moet in het daarvoor bestemde gebied van het document staan, niet in de marge of op een aparte pagina. Sommige academies wijzen overzichten af waarvan de paraaf de afgedrukte tekst bedekt.
Vereisten voor online validatie
Wanneer het platform validatie per klik aanbiedt, bevat het PDF-overzicht een automatische vermelding zoals “Gecertificeerd juist op [datum] om [tijd]”. Deze PDF mag na het downloaden niet worden gewijzigd. Elke wijziging van het bestand (annotatie, toevoeging van tekst) annuleert de bewijskracht van de tijdstempel.
De veelvoorkomende valstrik: een kandidaat valideert online, downloadt de PDF en opent vervolgens het dossier opnieuw om een detail te controleren. Op sommige portalen annuleert het simpelweg opnieuw openen van het dossier de eerdere validatie en vereist een nieuwe certificering. Controleer al uw informatie voordat u op de validatieknop klikt, niet erna.
Kruiscontrole tussen het overzicht en de gegevens van het platform
Het ondertekende overzicht is geen eenvoudig ontvangstbewijs. De administratie gebruikt het als referentiedocument om eventuele geschillen over de keuzes van de kandidaat (examencentrum, opties, aanpassingen) op te lossen. Als er een inconsistentie verschijnt tussen de ondertekende PDF en de database, heeft de PDF voorrang, op voorwaarde dat deze de laatste gevalideerde versie is.
Deze regel heeft een directe consequentie: de informatie die op het overzicht is afgedrukt, moet woord voor woord worden herlezen voordat het wordt ondertekend. Drie punten verdienen bijzondere aandacht.
- De exacte spelling van de voor- en achternaam, inclusief accenten en koppeltekens. Een afwijking van het identiteitsbewijs dat op de dag van het examen wordt gepresenteerd, kan leiden tot een weigering van toegang tot de zaal.
- De code en de naam van elk gekozen examen. Op Cyclades worden de opties geïdentificeerd met een alfanumerieke code: controleer of de code overeenkomt met het gewenste vak, niet alleen met de afgekorte naam.
- Het toegewezen examencentrum. Sommige academies wijzen een standaardcentrum toe dat kan veranderen na de sluiting van de inschrijvingen. Het ondertekende overzicht vóór de wijziging van het centrum biedt geen bescherming tegen een herverdeling.
Deadline voor indiening en tijdstempel van de upload
De deadline voor het indienen van het ondertekende overzicht valt niet altijd samen met de sluitingsdatum van de online inschrijvingen. Bij verschillende wedstrijden van de lokale overheid staat het platform het uploaden van het overzicht enkele dagen na de sluiting van het inschrijfformulier toe. Deze verschuiving varieert per organisator.
De upload wordt tijdgestempeld aan de serverzijde, niet aan de browserzijde. Een kandidaat die zijn bestand om 23:58 met een trage verbinding indient, loopt het risico dat de serverregistratie na middernacht valt. Plan een indiening minstens 24 uur voor de deadline om technische problemen op te vangen.
Bij een probleem met de upload (serverfout, beschadigd bestand, overschrijding van de grootte) bewaar een screenshot van het foutbericht met de zichtbare tijdstempel. Dit bewijs stelt in sommige academies in staat om een uitzonderlijke heropening van de indiening aan te vragen.
Het ondertekende overzicht blijft vaak het enige document dat de kandidaat daadwerkelijk kan controleren in een grotendeels geautomatiseerd inschrijvingsproces. Elk veld herlezen, de versie van het bestand controleren na elke wijziging en de deadlines voor indiening respecteren zijn de drie handelingen die een ontvankelijk dossier scheiden van een dossier dat zonder onderzoek wordt afgewezen.